Tesugen

Mer evangelisering om Getting Things Done

Jag överöste Mattias med mer snack om GTD idag; några grejer upprepas:

Kolla på denna [Erik Stattins bild på Flickr av GTD-flödesdiagrammet]. Det där flödet visar ju hur man förhåller sig till grejer [i Getting Things Done]. Man har bråte (stuff) som man hivar i sin inkorg. Den processar man sen och frågar sig om man kan göra något med det.

Kan man inte det ska det antingen kastas, arkiveras eller sättas upp som något man ska titta på längre fram (antingen bara på en lista över kanske-grejer, eller så lägger man in en påminnelse i sin kalender).

Kan man göra något åt det på två minuter gör man det direkt, annars sätter man upp det på en att göra-lista (såvida inte det är något som någon annan ska göra; då delegerar man det till den personen och sätter upp den på en väntelista).

Det man sätter upp är “nästa åtgärd” (next action). En åtgärd är något konkret man gör. Ofta när man gör att göra-listor är punkterna väldigt vaga. T.ex. “gå till tandläkaren” – vilket i själva verket skulle [kunna] vara “ring och beställ tid”. Ofta är punkterna ännu vagare än så.

[Mattias:] “gör en rss-aggregator”

Han beskriver att åtgärderna ofta är projekt och inte åtgärder. GTD definierar projekt som varje grej som kräver mer än ett steg/åtgärd. Så man har en lista med projekt och en lista med grejer som ska göras.

That’s it, ungefär. Men konsekvensen av att läsa boken, för mig, har varit att jag börjar se allt på detta sätt: vad har jag för inkorgar? Jag har mailen, jag har det som kommer i brevlådan hemma, jag har projekthanteringssytemet vi använder på jobbet (Basecamp), osv.

Dessutom så är egentligen alla platser hemma där det samlas bråte att betrakta som inkorgar. T.ex. har vi ett skåp i vardagsrummet där det samlas grejer.

När man ser allt som inkorgar så följer det sig naturligt att man försöker minimera antalet [...]. Har jag lagt något nånstans [som inte är en “officiell” inkorg] så flyttar jag det till en [verklig] inkorg i stället. Ryms det inte i en inkorg skapar jag en “placeholder” – skriver en lapp och lägger i min fysiska inkorg (en Muji-mapp) eller i min Finder-mapp [kallad] “Inkorg” på powerbooken.

Mattias berättade om boken Eat that Frog! som han läser just nu, vars undertitel är “21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time”. Här flikade han in att den boken handlar mycket om att rangordna det som kommer in.

Det jag gillar med GTD är att han dissar rangordning [prioritering]. Det känns väldigt rätt för mig. Han är jävligt pragmatisk. Går en grej som du ska ha gjort till om två månader, men vet om nu, att utföra på 2 minuter, så gör den. Plus att han litar på att man intuitivt klarar av att prioritera de allra flesta grejer.

Vissa grejer måste ju göras vissa tider eller vissa dagar, och dessa lägger man i kalendern som heldags- eller tids-entries.

Gillar också att han betonar hur viktigt det är att få grejerna ut ur huvudet. Jag har gått med massor av att göra-saker i huvudet i flera år, och inser att det är väldigt stressande.

År det något man inte kan ta ställning till nu så lägger man in ett [entry i] iCal [...] om några dar eller veckor, som påminnelse.

På powerbooken använder jag iCal, Mail, Finder och Omni Outliner [Pro] till GTD.

I verkligheten [citat-slutcitat] har jag en Muji-mapp med fack och tre arkivlådor från Granit.

Man börjar med att lägga allt i inkorgen, typ, och så går man igenom det. Har gått igenom hälften [nu].

[Det jag sorterar in i arkivlådorna är] en massa papper [jag] vill ha reda på, eller som [jag] egentligen inte är säker på att [jag] kan slänga, som gamla deklarationer [t.ex.]. Har även en hel del papper rörande [min dotter].

Åven där är han [David Allen] pragmatisk: ha bara mappar märkta A-Å och stoppa in dem där. [Min dotter] hamnar på [hennes initial], t.ex., eller på T om det rör dagis [dess begynnelsebokstav]. Jag brukar inte spara räkningar [något Mattias frågade om] när jag betalt dem. Nu [innan jag betalt dem] ligger de under powerbook-fliken i Muji-mappen. "” markerar att göra-listor i GTD. Mest för att få dem att sorteras för sig i typ PDA:n eller [mejlklienten].

I [“Inkorg” i Finder] droppar jag allt: länkar till sidor jag ska kolla upp sen, .txt-filer med snabba anteckningar, filer jag tankar ned eller får över iChat, osv. [“Projekt” och “Någongång/Kanske”] är OmniOutliner-dokument. [...] “Listor” innehåller [dessa två] och en till som heter “Blogga”.

“Läsa/Gå igenom” är en massa PDF:er och sånt jag ska läsa när jag har en stund över. “Referens” är motsvarigheten till Granit-lådorna på powerbooken. Grejer man behöver ha kvar. “Projektmaterial” är som “Referens” [men] för grejer som är pågående. Till de pågående projekten.

[Mattias:] Så i referens skulle det kunna ligga?

Allt man känner att man inte kan slänga och som inte har en åtgärd förknippad med sig, typ. Har gamla projekt från jobbet där, t.ex., filer från när jag gjorde nya oops.se. De ligger där när jag inte känner att jag kan kasta det, alltså.

[Mattias:] Diggade arkivboxarna. Själv har jag kört med pärmar men jag tycker det är så krångligt att behöva hålslagen och sedan öppna och sätta in. Man vill att det ska gå fort.

Ja. Tumregeln i GTD är att man ska kunna arkivera grejer eller hitta grejer i arkivet på under en minut. Helst ska man ju [också] ha ett stationärt ställe med grejerna inom räckhåll, men [jag] har inte [ordnat en] plats för det. Granitlådorna är ju lite mobila, så jag kan ta fram dem i köket. [Men] mitt mål är att ha huvuddelen i powerbooken.

Du kan ju köpa arkivlådor efter att du samlat ihop allt i en temporär inkorg. Då vet du ungefär hur mycket du har. För mig kommer tre Granit-lådor räcka. Fast jag har en tidskriftssamlare i sovrummet samt ett tidskriftsrack i köket som [också] håller grejer jag ska läsa.

En poäng att ha få [inkorgar] och få behållare för att göra-grejer är att man ska reviewa dem regelbundet. Flera gånger under dagen kollar jag dagens grejer i iCal, samt de två mappar jag har i mailappen (@action och @waiting), samt [OmniOutliner]-listan [och] Muji-mappen.

The above was posted to my personal weblog on March 3, 2005. My name is Peter Lindberg and I am a thirtysomething software developer and dad living in Stockholm, Sweden. Here, you’ll find posts in English and Swedish about whatever happens to interest me for the moment.

Tags:

Related posts:

Posted around the same time:

The seven most recent posts:

  1. Tesugen Replaced (October 7)
  2. My Year of MacBook Troubles (May 16)
  3. Tesugen Turns Five (March 21)
  4. Gustaf Nordenskiöld om keramik kontra kläddesign (December 10, 2006)
  5. Se till att ha två buffertar för oförutsedda utgifter (October 30, 2006)
  6. Bra tips för den som vill börja fondspara (October 7, 2006)
  7. Light-Hearted Parenting Tips (September 16, 2006)
Bloggtoppen.se